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📖 Guide du Suivi des procĂ©dures (FRP)

📖 Bienvenue dans le tutoriel d’utilisation du tableau de bord et de l'outil de suivi de procĂ©dures de Docurba Ă  destination des collectivitĂ©s territoriales, de leur bureau d'Ă©tudes, ainsi que des agents de DDT(M)/DEAL.



📆 Pour rappel, nous organisons aussi diffĂ©rentes sessions de prise en main de l'outil : retrouvez toutes les informations nĂ©cessaires sur ce lien.

➕ 1. CrĂ©er son compte



Si vous n'avez pas encore créé votre compte, consultez cet article pour vous aider si besoin.

⚙ 2. Naviguer sur mon tableau de bord


Maintenant que vous ĂȘtes connectĂ©s,vous avez accĂšs Ă  votre tableau de bord sur lequel vous pouvez effectuer plusieurs actions :

Vous ĂȘtes une DDT/DEAL : rendez-vous juste en dessous au paragraphe 2.1
Vous ĂȘtes une collectivitĂ© territoriale ou un bureau d'Ă©tudes : rendez-vous directement au paragraphe 2.2
Dans tous les cas : lisez bien le paragraphe 2.3 !

đŸ”č 2.1 Vous ĂȘtes une DDT/DEAL


Sur votre tableau de bord, vous avez accĂšs Ă  :
la liste de toutes vos collectivités (EPCI, communes etc) dans l'onglet « Mes collectivités »
la liste de toutes les procédures de votre département dans l'onglet « Mes procédures »




Dans l'onglet « Mes collectivités » :



Vous pouvez trier vos collectivités par nom ou type de collectivités, ou encore rechercher une collectivité depuis la barre de recherche.



Vous pouvez également choisir d'afficher uniquement certaines collectivités en fonction du type de collectivités :





Dans l'onglet « Mes procédures » :



Vous pouvez choisir d'afficher uniquement les procédures selon leur type, le type de documents concernés ou encore leur statut :



* Leur type :




* Le type de documents concernés :




* Leur statut__ :





Vous pouvez également trier les procédures en fonction de leur nom, du périmÚtre, de la date de prescription, de la date du dernier événement ainsi que rechercher la procédure depuis la barre de recherche :



Vous retrouvez ainsi facilement toutes les procĂ©dures de documents d’urbanisme de chacune de vos collectivitĂ©s, au mĂȘme endroit.


En tant que DDT/DEAL, vous avez aussi accĂšs Ă  l’outil d’élaboration des PAC qui vous permet de personnaliser une trame de PAC au niveau de votre dĂ©partement, puis de vous en servir pour Ă©laborer vos nouveaux PAC. N'hĂ©sitez pas Ă  consulter le Guide d'utilisation du Porter A Connaissance.

* Exporter les procédures en format .csv :


En un clic, depuis l'onlet "Mes procĂ©dures". 👇





Si vous ĂȘtes une collectivitĂ© territoriale ou un bureau d'Ă©tudes, c'est donc tout Ă  fait normal que vous n'ayez pas le mĂȘme tableau de bord.
Lisez la suite pour en savoir plus 👀 !


đŸ”č 2.2 Vous ĂȘtes une collectivitĂ© territoriale ou un bureau d'Ă©tudes


Sur votre tableau de bord, vous avez accĂšs rapidement Ă  plusieurs actions pour faciliter vos procĂ©dures d’urbanisme.
Rendez-vous directement au point 5ïžâƒŁ concernant le suivi des procĂ©dures.

1ïžâƒŁ DĂ©poser un acte



đŸ‘‰đŸ» Lisez cet article pour en savoir + !

2ïžâƒŁ Socle de Porter Ă  connaissance (PAC)


En attendant la rĂ©ception de votre Porter Ă  Connaissance (PAC), vous pouvez d’ores et dĂ©jĂ  accĂ©der aux Ă©lĂ©ments gĂ©nĂ©raux du PAC.

đŸ‘‰đŸ» N'hĂ©sitez pas Ă  consulter cet article pour en savoir + !

3ïžâƒŁ Ressources


Dans l'onglet « Ressources », différentes ressources générales sont également mises à votre disposition afin de vous aider (guide de référence, dossier législatif, etc).

Nous sommes dans une dĂ©marche d’amĂ©lioration continue, alors n’hĂ©sitez pas Ă  nous contacter Ă  đŸ“© contact@docurba.beta.gouv.fr pour toute suggestion !

4ïžâƒŁÂ DonnĂ©es :


Dans l'onglet « Données », vous accédez rapidement aux données de votre territoire utiles à vos documents d'urbanisme qui y sont ainsi centralisés.
Pour cela, nous intégrons les bases de données de sites de référence tels que Géorisques et l'Inventaire National du Patrimoine Naturel (INPN).

đŸ‘‰đŸ» N'hĂ©sitez pas Ă  consulter cet article pour en savoir + !

5ïžâƒŁ Suivi de vos procĂ©dures :


Sur votre tableau de bord, vous retrouvez la liste de vos procédures dans la partie « Documents d'urbanisme » :



Chaque procédure a sa propre Feuille de Route (en bas à droite de chaque procédure comme indiquée sur l'image).

Soyez attentifs, suite Ă  vos retours, un nouveau tableau de bord sera Ă©galement disponible sur l'accĂšs Territoires !

đŸ”č 2.3 Vous ĂȘtes une DDT/DEAL, une collectivitĂ© territoriale ou un bureau d'Ă©tudes


Que vous soyez une DDT/DEAL ou une collectivitĂ© territoriale/bureau d’études, vous accĂ©dez depuis votre tableau de bord Ă  vos procĂ©dures et Ă  la Feuille de Route rattachĂ©e ) chacune d'elles.

Rappel :

Je suis une DDT/DEAL : je retrouve la procédure depuis l'onglet « Mes collectivités » ou « Mes procédures » sur mon tableau de bord, puis je clique sur cette derniÚre pour afficher la Feuille de Route = j'accÚde ainsi à l'intégralité de la procédure rattachée à celle-ci.

Je suis une collectivité ou un bureau d'études : j'accÚde à la procédure depuis mon Tableau de bord > puis je clique sur la Feuille de Route qui est rattachée.

Pour vous accompagner, nous vous recommandons de lire cet article sur la Feuille de Route Type afin de savoir comment remplir cette derniĂšre.

Quelques informations clés :


Principe gĂ©nĂ©ral : tout au long de la procĂ©dure, la collectivitĂ© (et son bureau d'Ă©tudes le cas Ă©chĂ©ant) remplit la procĂ©dure Ă  chaque Ă©tape de celle-ci. Les services de l'Ă©tat peuvent vĂ©rifier et complĂ©ter si nĂ©cessaire. Ainsi, tout est centralisĂ© au mĂȘme endroit et chaque partie prenante a le mĂȘme niveau d'information.

Anciennes procĂ©dures : vous pouvez aussi retrouver l’historique des procĂ©dures qui a Ă©tĂ© intĂ©grĂ© sur Docurba grĂące Ă  un travail en collaboration directe avec Sudocuh ( đŸ‘‰đŸ» vous pouvez lire notre article Ă  ce sujet dans la FAQ). Vous pouvez distinguer ces Ă©vĂšnements passĂ©s grĂące Ă  la mention « Sudocuh » apposĂ©e (voir image ci-dessous). En tant que collectivitĂ© ou bureau d’études, vous ne pourrez pas modifier ces Ă©vĂšnements, ce qui est parfaitement normal.

📋 3. Feuille de Route PartagĂ©e | Aller + loin


Chaque procĂ©dure d’urbanisme est donc suivie et matĂ©rialisĂ©e par cette Feuille de Route partagĂ©e.

La Feuille de Route PartagĂ©e est l’outil interne que vous allez utiliser dans votre Ă©quipe projet pour toute procĂ©dure d’urbanisme car :

- cet espace collaboratif vous permet d’échanger tout le long de la procĂ©dure avec toutes les parties prenantes et ainsi mieux collaborer ensemble (collectivitĂ©s, services de l’état, bureau d’études le cas Ă©chĂ©ant) - en cours d’amĂ©lioration

- cet outil de suivi des procĂ©dures permet aux services de l’état d’avoir plus de visibilitĂ© sur le calendrier des collectivitĂ©s qu’ils accompagnent (ainsi que les procĂ©dures passĂ©es)

- ce guide dynamique permet Ă  la collectivitĂ© de rythmer la procĂ©dure en l’informant des Ă©tapes Ă  suivre, ainsi que des Ă©chĂ©ances Ă  respecter - en cours d’amĂ©lioration


đŸ”č 3.1 AccĂ©der Ă  la Feuille de Route


Vous devez donc ĂȘtre connectĂ©s Ă  votre compte Docurba.

Vous pouvez Ă©galement accĂ©der Ă  la feuille de route sans ĂȘtre connectĂ©.e, mais l’accĂšs sera limitĂ©. L’accessibilitĂ© des informations de cette Feuille de Route dĂ©pendra de ce qui aura Ă©tĂ© paramĂ©trĂ© (seuls les Ă©vĂšnements publics qui ont Ă©tĂ© ajoutĂ©s seront visibles). Dans tous les cas, vous ne pourrez effectuer aucune modification.

đŸ”č 3.2 Vue d'ensemble | Feuille de Route


Cette Feuille de Route vous permet au cours de la procédure :

de connaitre les actions à réaliser grùce aux événements suggérés
d’ajouter ces Ă©vĂšnements au fil de l’eau
d’avoir une vision globale et chronologique de la procĂ©dure
de retrouver directement les notes et documents clefs ainsi centralisés

◟EvĂ©nements suggĂ©rĂ©s


A tout moment, vous ĂȘtes informĂ©s des actions Ă  rĂ©aliser et vous pouvez ajouter chaque Ă©vĂ©nement Ă  votre feuille de route.

Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe đŸ”č 3.3 Ajouter un Ă©vĂ©nement.



◟ Frise chronologique de la procĂ©dure


Vous avez une vision globale du calendrier de la procédure grùce à des repÚres temporels et une frise chronologique.

Exemple ci-dessousđŸ‘‡đŸ» : cas d'une procĂ©dure passĂ©e, intĂ©gralement rĂ©cupĂ©rĂ©e via Sudocuh.



◟ Informations rattachĂ©es Ă  l'Ă©vĂ©nement


Des informations clés sont accessibles à tout moment pour chaque étape de la procédure, afin de garantir la transparence et la lisibilité de celle-ci.

Il n'y a aucune limite de poids ni aucune durée d'expiration des fichiers téléchargés.





đŸ”č 3.3 Ajouter un Ă©vĂ©nement


Comme indiquĂ© plus haut, l’outil va vous suggĂ©rer les Ă©tapes suivantes de votre procĂ©dure. Ainsi, de maniĂšre automatique, la feuille de route partagĂ©e vous propose les Ă©vĂ©nements pertinents Ă  effectuer tout au long de votre procĂ©dure et dĂšs que vous avancez dans cette derniĂšre.

Vous allez alors profiter d’informations clefs pour vous guider sur les Ă©chĂ©ances Ă  respecter par exemple. - en cours d’amĂ©lioration

Pour ajouter un évÚnement, il vous suffit de suivre les étapes suivantes sur la procédure concernée :

1ïžâƒŁÂ Cliquer sur « Ajouter un Ă©vĂšnement »





2ïžâƒŁÂ Renseigner les Ă©vĂšnements







◟Type d’évĂšnements :


La liste n’est pas exhaustive (liste ci-dessous đŸ‘‡đŸ»).




Nous sommes dans une dĂ©marche d’amĂ©lioration continue, alors n’hĂ©sitez pas Ă  nous contacter Ă  đŸ“© contact@docurba.beta.gouv.fr** pour toute suggestion**.


◟Date de l’évĂšnement


Il s’agit de la date de l’acte et non la date Ă  laquelle vous dĂ©posez cet acte.

◟VisibilitĂ© de l’évĂšnement


Vous pouvez choisir deux modes de visibilité :

VisibilitĂ© publique : choisissez ce mode pour toute Ă©tape de la procĂ©dure qui peut ĂȘtre consultĂ©e par les citoyens, les autres bureaux d’études, etc.
Exemples : dĂ©libĂ©ration de prescription, arrĂȘtĂ© de la procĂ©dure, dĂ©bat sur le PADD
VisibilitĂ© privĂ©e : choisissez ce mode pour tous les Ă©lĂ©ments que vous voulez mettre Ă  disposition des parties prenantes (bureau d’études, au BE, DDT).
Exemples : compte rendu de réunion, étapes intermédiaires, etc

(https://storage.gra.cloud.ovh.net/v1/AUTH_0f20d409cb2a4c9786c769e2edec0e06/imagespadincubateurnet/uploads/upload_f8f07fc81f8381682675c7d43fe56393.png)

Vous pourrez modifier la visibilité de l'évÚnement à tout moment.

đŸ‘‰đŸ» Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe *đŸ”č 3.4 Modifier / Supprimer un Ă©vĂ©nement.*

3ïžâƒŁÂ Une fois terminĂ©, cliquez sur CrĂ©er




L’évĂšnement est alors ajoutĂ© ! 🎉




đŸ”č 3.4 Modifier / Supprimer un Ă©vĂ©nement


A tout moment, vous pouvez modifier ou supprimer un Ă©vĂšnement.

Rappel : en tant que collectivitĂ© ou bureau d’études, vous ne pourrez pas modifier les Ă©vĂšnements qui ont la mention « Sudocuh » ( ils sont issus de l’intĂ©gration des procĂ©dures passĂ©es effectuĂ©e en collaboration directe avec l'outil Sudocuh ).

Pour les autres, cliquez sur le petit crayon en haut Ă  droite de l’évĂšnement :




La page de l’évĂšnement apparait alors (comme lors de la crĂ©ation de l’évĂšnement) et vous pouvez :

- procéder directement à la modification des évÚnements nécessaires (type, date, description etc)
- puis cliquer sur modifier (en bas de la page)
- ou supprimer l’évĂšnement en cliquant directement sur Supprimer (en bas de la page)





Pour toute question, rendez-vous ici đŸ‘ˆđŸ»

Mis Ă  jour le : 28/06/2024

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