📖 Guide pour travailler sur vos procédures (Feuille de Route)
Dans ce guide d'utilisation, vous retrouverez chacune des actions à effectuer ainsi que les astuces à suivre pour collaborer au mieux sur toutes vos procédures de documents d'urbanisme (de la Carte Communale au SCoT). Vous apprendrez donc particulièrement à utiliser la fonctionnalité de la Feuille de Route.
🔐 Pour accéder à cette fonctionnalité vous devez avoir un compte Docurba : RDV dans cette section de notre FAQ pour vous aider si besoin.
Pour rappel, une procédure sur votre territoire = une procédure sur Docurba (matérialisée par sa feuille de route).
Soit vous retrouvez cette procédure sur votre tableau de bord (1), soit vous devrez la créer si ce n'est pas encore le cas(2).
Lorsque vous souhaitez travailler sur une procédure, n'oubliez pas de consulter d'abord l'historique de vos procédures sur votre tableau de bord.
En effet, nous avons récupéré l'historique des procédures qui avaient été renseignées par les services de l'Etat sur l'outil interne-Etat « Sudocuh ».
📚 Pour en savoir + sur Sudocuh, consultez cet article.
Par ailleurs, une des parties prenantes de cette procédure l'a peut être déjà créée depuis son compte Docurba.
Si vous êtes une collectivité, voici à quoi ressemble votre tableau de bord :
Vous pouvez donc retrouver la procédure qui vous intéresse en cliquant sur l'un ou l'autre des 3 onglets ( en fonction du type de document) :
Onglet DU Intercommunaux : PLUi, PLUiH, PLUiS,...
Onglet DU Communaux : PLU, Cartes Communales
Onglet SCoT : SCoTs
Pour accéder à la procédure, il vous suffit de cliquer sur « Feuille de route » (voir image plus haut), puis passez au point « Compléter sa procédure » 👇🏻.
💡 Astuces :
N'oubliez pas de regarder les procédures secondaires qui sont visibles sous le document opposable auquel elles sont rattachées
Avant de créer une nouvelle procédure : vérifiez bien tout l'historique pour éviter d'avoir un doublon.
Via les onglets « Mes collectivités » et « Mes procédures » vous retrouvez l'ensemble des procédures de votre département d'inscription.
💡 Astuces :
Utilisez le filtre EPCI pour visualiser l'ensemble des membres de l'EPCI choisi, et ainsi accéder rapidement à leurs procédures communales,
Cliquez sur le nom de la collectivité (1️⃣ dans l'écran ci-dessus) pour visualiser l'ensemble des DU existants sur le périmètre, ou bien directement sur la procédure choisie en cliquant sur 2️⃣,
La barre de recherche par mot clef (en haut à droite) est également pratique pour retrouver une collectivité rapidement sans avoir à dérouler l'ensemble de la liste.
💡 Astuces :
Utilisez les filtres proposés (1️⃣) pour faire des requêtes simples. Exemple : "voir tous les PLU opposables". Et avec l'information sur le dernier événement renseigné, vous saurez rapidement combien de PLU sont devenus exécutoires sur l'année 2024 par exemple.
Exportez les données des collectivités via le bouton "exporter les procédures". Plus d'informations sur le résultat obtenu (en .csv) via ce dictionnaire des champs
Pour accéder à la procédure, il vous suffit de cliquer sur « Feuille de route » (voir image ci-dessous), puis passez au point « Compléter sa procédure » plus bas👇🏻.
Si vous ne retrouvez pas la procédure, alors vous pourrez créer une nouvelle procédure en deux clics depuis votre Tableau de Bord.
(exemple ci-dessous avec la révision d'un PLUi)
Titre de la procédure : le titre est créé automatiquement et constitué de : Type de procédure + Type de DU + Numéro + Nom de la collectivité concernée par la procédure.
Complément (optionnel) : vous devez saisir ici uniquement des informations complémentaires ou de personnalisation. Exemple : "secteur A", "PLUi ex CC xxxx", etc. lorsqu'il s'agit d'un PLUi sectoriel. Vous ne devez donc pas y répéter le titre de la procédure (déjà écrit automatiquement), sinon il apparaitra deux fois.
Objet : vous pouvez sélectionner un objet ou choisir "Autre" pour apporter encore plus de précisions (zone concernée, etc).
Périmètre : pour rappel, lors de la création d'une procédure secondaire, le périmètre est le même que celui du document opposable auquel il est rattaché
Rendez-vous dans la feuille de route de la procédure opposable et cliquez sur "ajouter une procédure secondaire" (cf image ci-dessous). Ainsi, la nouvelle procédure secondaire est directement rattachée au bon document opposable et le champ "procédure parente" est automatiquement renseigné.
__Accédez__ à la Feuille de Route du document opposable, puis cliquez sur « Ajouter une procédure secondaire » :
⚪️ Inviter les collaborateurs
Après avoir saisi les caractéristiques de la procédure, vous pourrez inviter les collaborateurs de la procédure.
Collaborateurs pré-sélectionnés / suggérés : pour vous aider, l'outil pré-sélectionne des personnes susceptibles d'être collaborateur(ice)s de la procédure concernée. Vous pouvez les retirer (cliquez sur "Retirer" si les utilisateurs pré-sélectionnés ne sont pas pertinents) ou les sélectionner (cliquez sur Inviter si un utilisateur(ice) suggéré(e) n'était pas pré-sélectionné(e))
Saisissez les emails des collaborateur(ices) à ajouter : s'ils ne sont ni pré-sélectionnés, ni suggérés, utilisez le champ dédié pour saisir les emails (pour en saisir plusieurs vous pouvez mettre un « ; » entre chaque email saisi)
Confirmer : lorsque vous confirmez l'ajout des collaborateur(ices), une notification leur est envoyée afin de les informer.
Passez l'étape : soyez rassuré(e), vous pouvez passer l'étape et partager la procédure plus tard si vous le souhaitez ; ayez en tête que d'ici là, personne ne pourra pas consulter les événements privés, ni en ajouter.
📚 Pour en savoir + sur les droits des collaborateurs, consultez cet article.
N'oubliez pas d'inviter toutes les parties prenantes de votre procédure : collectivités, référent(s) ddt(m)/deal, bureau d'études, agence d'urbanisme, etc. C'est grâce à cette collaboration que la procédure sera plus sécurisée et la qualité du document d'urbanisme améliorée.
Maintenant que votre procédure est accessible sur Docurba, vous allez pouvoir compléter cette procédure tout au long de celle-ci, depuis le projet jusqu'à son caractère exécutoire. Vous pourrez ainsi ajouter et retirer au fil de l'eau les collaborateur(ice)s (1), vous laisser guider par les recommandations de Docurba (2) et ajouter les informations clefs de votre procédure (documents de travail, compte-rendus de réunion, actes structurants,...) (3).
💡Les collaborateur(ice)s de votre procédure sont toutes les personnes qui pourront consulter et ajouter tous les types d'événements mais aussi partager cette procédure à d'autres parties prenantes.
📚 Pour en savoir plus sur les droits des collaborateur(ice)s, vous pouvez consulter cet article.
À tout moment, vous pourrez ajouter des collaborateurs ou en retirer. En effet, tout au long de la vie d'une procédure, il est probable qu'un(e) collaborateur(ice) change de périmètre/de poste, parte à la retraite, etc.
Il est donc important de maintenir la liste à jour.
Ajout d'un collaborateur(ice) :
A tout moment, cliquez sur "Partager" en haut de la feuille de route pour inviter de nouveaux collaborateur(ice)s.
Saisir l'email de votre collaborateur(ice) : cliquez sur « Entrée » avant d'ajouter un(e) autre collaborateur(ice) puis sur « Partager » pour confirmer les ajouts.
Utilisateur(ice)s suggéré(e)s : Docurba vous suggère les utilisateur(ice)s susceptibles d'être collaborateur(ice)s de la procédure. Mais ne les ajoutez que si cela est pertinent, afin de ne pas sur-charger inutilement la liste. Pour rappel : une notification est envoyée à chaque personne invitée sur une procédure.
Retrait d'un collaborateur(ice):
A tout moment, cliquez sur « Partager » en haut de la feuille de route pour retirer des collaborateur(ice)s.
Puis cliquez sur les trois petits points afin d'accédez à l'option de Retirer de la procédure.
📚 Pour en savoir plus sur le retrait d'un collaborateur(ice), consultez cet article.
En fonction du type de procédure, Docurba vous recommande l'événement susceptible d'être le suivant d'après le dernier événement que vous avez ajouté (voir point suivant sur l'ajout d'événements). Vous pouvez alors ajouter directement cet événement, ou l'ignorer si cela n'est pas pertinent (et ajouter votre propre événement).
Voici un exemple :
Pour compléter la feuille de route de votre procédure, vous pourrez partager des fichiers et des étapes de votre procédures en ajoutant un événement.
Pour cela, cliquez sur « Ajouter un événement » en haut de la feuille de route, et accédez ainsi au formulaire d'ajout (voir image ci-dessous et plus de détails) :
Type d'événement : choisissez d'abord le type d'événement que vous souhaitez ajouter dans la liste ; n'hésitez pas à nous écrire à contact@docurba.beta.gouv.fr pour nous proposer de nouveaux événements à intégrer.
Utilisez le plus possible les événements de la liste car certains vont déclencher les statuts des procédures.
📚 Pour en savoir plus sur les statuts, consultez cet article. Si vous ne trouvez pas l'événement adapté, n'hésitez pas à choisir "Autre" dans la liste et personnalisez le nom de l'événement grâce à un champ libre.
Date de l'événement : par défaut, c'est la date du jour qui est renseignée donc n'oubliez pas de la modifier lorsqu'il s'agit un document officiel passé au contrôle de légalité par exemple. Il est recommandé d'ajouter des événements dans le futur afin de mettre en avant les prochaines échéances (réunions, dates envisagées d'approbation, etc.)
Description : utilisez ce champ pour ajouter le contexte de l'événement (objet de la réunion, thème de la présentation, coordonnées du bureau d'études lors du recrutement, etc.)
Visibilité publique : l'événement et toutes les informations (description et pièces jointes) seront donc publics (= visibles par toute personne n'ayant pas de compte Docurba ou n'étant pas collaborateur(ice) de la procédure). Il est recommandé de mettre en "public" les événements clefs (documents définitifs) comme les délibérations par exemple.
Différents cas d'usage :
🔹 la collectivité ajoute le lien de la feuille de route sur le site de sa mairie, permettant ainsi aux citoyens d'accéder aux événements publics de la procédure pour leur bonne information.
🔹 la collectivité envoie le lien de la feuille de route à ses PPA pour leur permettre de consulter les fichiers qu'ils doivent consulter : l'ajout du lien dans la notification officielle facilite ainsi la transmission des informations.
Attention : tout dépôt sur Docurba ne vaut pas notification mais facilite uniquement le transfert des documents pour consultation (anciennement fait par email).
Visibilité privée : l'événement concerné et toutes les informations (description et pièces jointes) seront visibles uniquement par les collaborateur(ice)s de la procédure.
Fichiers à joindre : vous pouvez ajouter tout type de format de fichier et il n'y a aucune limite de poids.
Il est vivement recommandé d'ajouter des fichiers dans chaque événement, afin de centraliser toutes les informations et de garantir un même niveau d'information.
Notification hebdomadaire actuellement manuelle pour vous tenir au courant des avancées de vos procédures (en cours d'automatisation)
Renseignez l'événement intitulé "Transmission du Porter à Connaissance" dans la feuille de route de la procédure, et joignez le document du PAC et la lettre d'accompagnement.
Vous pouvez faire de même pour la note d'enjeux avec l'événement "transmission de la note d'enjeux", et tout autre document structurant pour la collectivité.
Pour toute question, rendez-vous ici 👈🏻
🔐 Pour accéder à cette fonctionnalité vous devez avoir un compte Docurba : RDV dans cette section de notre FAQ pour vous aider si besoin.
Accéder à sa procédure
Pour rappel, une procédure sur votre territoire = une procédure sur Docurba (matérialisée par sa feuille de route).
Soit vous retrouvez cette procédure sur votre tableau de bord (1), soit vous devrez la créer si ce n'est pas encore le cas(2).
1. Retrouver la procédure sur son tableau de bord
Lorsque vous souhaitez travailler sur une procédure, n'oubliez pas de consulter d'abord l'historique de vos procédures sur votre tableau de bord.
En effet, nous avons récupéré l'historique des procédures qui avaient été renseignées par les services de l'Etat sur l'outil interne-Etat « Sudocuh ».
📚 Pour en savoir + sur Sudocuh, consultez cet article.
Par ailleurs, une des parties prenantes de cette procédure l'a peut être déjà créée depuis son compte Docurba.
🟡 Collectivités
Si vous êtes une collectivité, voici à quoi ressemble votre tableau de bord :
Vous pouvez donc retrouver la procédure qui vous intéresse en cliquant sur l'un ou l'autre des 3 onglets ( en fonction du type de document) :
Onglet DU Intercommunaux : PLUi, PLUiH, PLUiS,...
Onglet DU Communaux : PLU, Cartes Communales
Onglet SCoT : SCoTs
Pour accéder à la procédure, il vous suffit de cliquer sur « Feuille de route » (voir image plus haut), puis passez au point « Compléter sa procédure » 👇🏻.
💡 Astuces :
N'oubliez pas de regarder les procédures secondaires qui sont visibles sous le document opposable auquel elles sont rattachées
Avant de créer une nouvelle procédure : vérifiez bien tout l'historique pour éviter d'avoir un doublon.
🟢 Services de l'Etat
Via les onglets « Mes collectivités » et « Mes procédures » vous retrouvez l'ensemble des procédures de votre département d'inscription.
Onglet Mes collectivités :
💡 Astuces :
Utilisez le filtre EPCI pour visualiser l'ensemble des membres de l'EPCI choisi, et ainsi accéder rapidement à leurs procédures communales,
Cliquez sur le nom de la collectivité (1️⃣ dans l'écran ci-dessus) pour visualiser l'ensemble des DU existants sur le périmètre, ou bien directement sur la procédure choisie en cliquant sur 2️⃣,
La barre de recherche par mot clef (en haut à droite) est également pratique pour retrouver une collectivité rapidement sans avoir à dérouler l'ensemble de la liste.
Onglet Mes procédures :
💡 Astuces :
Utilisez les filtres proposés (1️⃣) pour faire des requêtes simples. Exemple : "voir tous les PLU opposables". Et avec l'information sur le dernier événement renseigné, vous saurez rapidement combien de PLU sont devenus exécutoires sur l'année 2024 par exemple.
Exportez les données des collectivités via le bouton "exporter les procédures". Plus d'informations sur le résultat obtenu (en .csv) via ce dictionnaire des champs
Pour accéder à la procédure, il vous suffit de cliquer sur « Feuille de route » (voir image ci-dessous), puis passez au point « Compléter sa procédure » plus bas👇🏻.
2.Créer une nouvelle procédure
Si vous ne retrouvez pas la procédure, alors vous pourrez créer une nouvelle procédure en deux clics depuis votre Tableau de Bord.
⚪️ Renseigner les caractéristiques de la procédure
(exemple ci-dessous avec la révision d'un PLUi)
Titre de la procédure : le titre est créé automatiquement et constitué de : Type de procédure + Type de DU + Numéro + Nom de la collectivité concernée par la procédure.
Complément (optionnel) : vous devez saisir ici uniquement des informations complémentaires ou de personnalisation. Exemple : "secteur A", "PLUi ex CC xxxx", etc. lorsqu'il s'agit d'un PLUi sectoriel. Vous ne devez donc pas y répéter le titre de la procédure (déjà écrit automatiquement), sinon il apparaitra deux fois.
Objet : vous pouvez sélectionner un objet ou choisir "Autre" pour apporter encore plus de précisions (zone concernée, etc).
Périmètre : pour rappel, lors de la création d'une procédure secondaire, le périmètre est le même que celui du document opposable auquel il est rattaché
💡Astuces pour l'ajout de procédures secondaires :
Rendez-vous dans la feuille de route de la procédure opposable et cliquez sur "ajouter une procédure secondaire" (cf image ci-dessous). Ainsi, la nouvelle procédure secondaire est directement rattachée au bon document opposable et le champ "procédure parente" est automatiquement renseigné.
__Accédez__ à la Feuille de Route du document opposable, puis cliquez sur « Ajouter une procédure secondaire » :
⚪️ Inviter les collaborateurs
Après avoir saisi les caractéristiques de la procédure, vous pourrez inviter les collaborateurs de la procédure.
Collaborateurs pré-sélectionnés / suggérés : pour vous aider, l'outil pré-sélectionne des personnes susceptibles d'être collaborateur(ice)s de la procédure concernée. Vous pouvez les retirer (cliquez sur "Retirer" si les utilisateurs pré-sélectionnés ne sont pas pertinents) ou les sélectionner (cliquez sur Inviter si un utilisateur(ice) suggéré(e) n'était pas pré-sélectionné(e))
Saisissez les emails des collaborateur(ices) à ajouter : s'ils ne sont ni pré-sélectionnés, ni suggérés, utilisez le champ dédié pour saisir les emails (pour en saisir plusieurs vous pouvez mettre un « ; » entre chaque email saisi)
Confirmer : lorsque vous confirmez l'ajout des collaborateur(ices), une notification leur est envoyée afin de les informer.
Passez l'étape : soyez rassuré(e), vous pouvez passer l'étape et partager la procédure plus tard si vous le souhaitez ; ayez en tête que d'ici là, personne ne pourra pas consulter les événements privés, ni en ajouter.
📚 Pour en savoir + sur les droits des collaborateurs, consultez cet article.
N'oubliez pas d'inviter toutes les parties prenantes de votre procédure : collectivités, référent(s) ddt(m)/deal, bureau d'études, agence d'urbanisme, etc. C'est grâce à cette collaboration que la procédure sera plus sécurisée et la qualité du document d'urbanisme améliorée.
Compléter sa procédure
Maintenant que votre procédure est accessible sur Docurba, vous allez pouvoir compléter cette procédure tout au long de celle-ci, depuis le projet jusqu'à son caractère exécutoire. Vous pourrez ainsi ajouter et retirer au fil de l'eau les collaborateur(ice)s (1), vous laisser guider par les recommandations de Docurba (2) et ajouter les informations clefs de votre procédure (documents de travail, compte-rendus de réunion, actes structurants,...) (3).
1. Vérifier les collaborateur(ice)s
💡Les collaborateur(ice)s de votre procédure sont toutes les personnes qui pourront consulter et ajouter tous les types d'événements mais aussi partager cette procédure à d'autres parties prenantes.
📚 Pour en savoir plus sur les droits des collaborateur(ice)s, vous pouvez consulter cet article.
À tout moment, vous pourrez ajouter des collaborateurs ou en retirer. En effet, tout au long de la vie d'une procédure, il est probable qu'un(e) collaborateur(ice) change de périmètre/de poste, parte à la retraite, etc.
Il est donc important de maintenir la liste à jour.
Ajout d'un collaborateur(ice) :
A tout moment, cliquez sur "Partager" en haut de la feuille de route pour inviter de nouveaux collaborateur(ice)s.
Saisir l'email de votre collaborateur(ice) : cliquez sur « Entrée » avant d'ajouter un(e) autre collaborateur(ice) puis sur « Partager » pour confirmer les ajouts.
Utilisateur(ice)s suggéré(e)s : Docurba vous suggère les utilisateur(ice)s susceptibles d'être collaborateur(ice)s de la procédure. Mais ne les ajoutez que si cela est pertinent, afin de ne pas sur-charger inutilement la liste. Pour rappel : une notification est envoyée à chaque personne invitée sur une procédure.
Retrait d'un collaborateur(ice):
A tout moment, cliquez sur « Partager » en haut de la feuille de route pour retirer des collaborateur(ice)s.
Puis cliquez sur les trois petits points afin d'accédez à l'option de Retirer de la procédure.
📚 Pour en savoir plus sur le retrait d'un collaborateur(ice), consultez cet article.
2. Se laisser guider
En fonction du type de procédure, Docurba vous recommande l'événement susceptible d'être le suivant d'après le dernier événement que vous avez ajouté (voir point suivant sur l'ajout d'événements). Vous pouvez alors ajouter directement cet événement, ou l'ignorer si cela n'est pas pertinent (et ajouter votre propre événement).
Voici un exemple :
3. Ajouter des événements
Pour compléter la feuille de route de votre procédure, vous pourrez partager des fichiers et des étapes de votre procédures en ajoutant un événement.
Pour cela, cliquez sur « Ajouter un événement » en haut de la feuille de route, et accédez ainsi au formulaire d'ajout (voir image ci-dessous et plus de détails) :
Type d'événement : choisissez d'abord le type d'événement que vous souhaitez ajouter dans la liste ; n'hésitez pas à nous écrire à contact@docurba.beta.gouv.fr pour nous proposer de nouveaux événements à intégrer.
Utilisez le plus possible les événements de la liste car certains vont déclencher les statuts des procédures.
📚 Pour en savoir plus sur les statuts, consultez cet article. Si vous ne trouvez pas l'événement adapté, n'hésitez pas à choisir "Autre" dans la liste et personnalisez le nom de l'événement grâce à un champ libre.
Date de l'événement : par défaut, c'est la date du jour qui est renseignée donc n'oubliez pas de la modifier lorsqu'il s'agit un document officiel passé au contrôle de légalité par exemple. Il est recommandé d'ajouter des événements dans le futur afin de mettre en avant les prochaines échéances (réunions, dates envisagées d'approbation, etc.)
Description : utilisez ce champ pour ajouter le contexte de l'événement (objet de la réunion, thème de la présentation, coordonnées du bureau d'études lors du recrutement, etc.)
Visibilité publique : l'événement et toutes les informations (description et pièces jointes) seront donc publics (= visibles par toute personne n'ayant pas de compte Docurba ou n'étant pas collaborateur(ice) de la procédure). Il est recommandé de mettre en "public" les événements clefs (documents définitifs) comme les délibérations par exemple.
Différents cas d'usage :
🔹 la collectivité ajoute le lien de la feuille de route sur le site de sa mairie, permettant ainsi aux citoyens d'accéder aux événements publics de la procédure pour leur bonne information.
🔹 la collectivité envoie le lien de la feuille de route à ses PPA pour leur permettre de consulter les fichiers qu'ils doivent consulter : l'ajout du lien dans la notification officielle facilite ainsi la transmission des informations.
Attention : tout dépôt sur Docurba ne vaut pas notification mais facilite uniquement le transfert des documents pour consultation (anciennement fait par email).
Visibilité privée : l'événement concerné et toutes les informations (description et pièces jointes) seront visibles uniquement par les collaborateur(ice)s de la procédure.
Fichiers à joindre : vous pouvez ajouter tout type de format de fichier et il n'y a aucune limite de poids.
Il est vivement recommandé d'ajouter des fichiers dans chaque événement, afin de centraliser toutes les informations et de garantir un même niveau d'information.
Notification hebdomadaire actuellement manuelle pour vous tenir au courant des avancées de vos procédures (en cours d'automatisation)
🟢 Services de l'Etat
💡 Astuces :
Renseignez l'événement intitulé "Transmission du Porter à Connaissance" dans la feuille de route de la procédure, et joignez le document du PAC et la lettre d'accompagnement.
Vous pouvez faire de même pour la note d'enjeux avec l'événement "transmission de la note d'enjeux", et tout autre document structurant pour la collectivité.
Pour toute question, rendez-vous ici 👈🏻
Mis à jour le : 24/03/2025
Merci !