📖 Bienvenue dans le tutoriel d’utilisation du tableau de bord et de l'outil de suivi de procédures de Docurba à destination des collectivités territoriales, de leur bureau d'études, ainsi que des agents de DDT(M)/DEAL.

📆 Pour rappel, nous organisons aussi différentes sessions de prise en main de l'outil : retrouvez toutes les informations nécessaires sur ce lien.

➕ 1. Créer son compte

Si vous n'avez pas encore créé votre compte, consultez cet article pour vous aider si besoin.

⚙️ 2. Naviguer sur mon tableau de bord

Maintenant que vous êtes connectés,vous avez accès à votre tableau de bord sur lequel vous pouvez effectuer plusieurs actions :

Vous êtes une DDT/DEAL : rendez-vous juste en dessous au paragraphe 2.1
Vous êtes une collectivité territoriale ou un bureau d'études : rendez-vous directement au paragraphe 2.2
Dans tous les cas : lisez bien le paragraphe 2.3 !

🔹 2.1 Vous êtes une DDT/DEAL

Sur votre tableau de bord, vous avez accès à :
la liste de toutes vos collectivités (EPCI, communes etc) dans l'onglet « Mes collectivités »
la liste de toutes les procédures de votre département dans l'onglet « Mes procédures »

Dans l'onglet « Mes collectivités » :

Vous pouvez trier vos collectivités par nom ou type de collectivités, ou encore rechercher une collectivité depuis la barre de recherche.



Vous pouvez également choisir d'afficher uniquement certaines collectivités en fonction du type de collectivités :

Dans l'onglet « Mes procédures » :

Vous pouvez choisir d'afficher uniquement les procédures selon leur type, le type de documents concernés ou encore leur statut :

* Leur type:

* Le type de documents concernés:

* Leur statut :

Vous pouvez également trier les procédures en fonction de leur nom, du périmètre, de la date de prescription, de la date du dernier événement ainsi que rechercher la procédure depuis la barre de recherche :


Vous retrouvez ainsi facilement toutes les procédures de documents d’urbanisme de chacune de vos collectivités, au même endroit.


En tant que DDT/DEAL, vous avez aussi accès à l’outil d’élaboration des PAC qui vous permet de personnaliser une trame de PAC au niveau de votre département, puis de vous en servir pour élaborer vos nouveaux PAC. N'hésitez pas à consulter le Guide d'utilisation du Porter A Connaissance.

* Exporter les procédures en format .csv :

En un clic, depuis l'onglet "Mes procédures". 👇





Si vous êtes une collectivité territoriale ou un bureau d'études, c'est donc tout à fait normal que vous n'ayez pas le même tableau de bord.
Lisez la suite pour en savoir plus 👀 !

🔹 2.2 Vous êtes une collectivité territoriale ou un bureau d'études

Sur votre tableau de bord, vous avez accès rapidement à plusieurs actions pour faciliter vos procédures d’urbanisme.
Rendez-vous directement au point 4️⃣ concernant le suivi des procédures.

1️⃣ Socle de Porter à connaissance (PAC)

En attendant la réception de votre Porter à Connaissance (PAC), vous pouvez d’ores et déjà accéder aux éléments généraux du PAC.

👉🏻 N'hésitez pas à consulter cet article pour en savoir + !

2️⃣ Ressources

Dans l'onglet « Ressources », différentes ressources générales sont également mises à votre disposition afin de vous aider (guide de référence, dossier législatif, etc).

Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue, alors n’hésitez pas à nous contacter à 📩 contact@docurba.beta.gouv.fr pour toute suggestion !

3️⃣ Données :

Dans l'onglet « Données », vous accédez rapidement aux données de votre territoire utiles à vos documents d'urbanisme qui y sont ainsi centralisés.
Pour cela, nous intégrons les bases de données de sites de référence tels que Géorisques et l'Inventaire National du Patrimoine Naturel (INPN).

👉🏻 N'hésitez pas à consulter cet article pour en savoir + !

4️⃣ Ajout d'une nouvelle procédure :

Une nouvelle procédure est prévue sur votre territoire ?
👉🏻 Ajoutez-la dès maintenant en quelques clics !

Rendez-vous sur l'onglet Nouvelle procédure (en haut à gauche) dès le projet de votre procédure;
Complétez le formulaire d'ajout en quelques clics : vous pourrez même renommer la procédure pour vous y retrouver plus simplement !
Invitez vos collaborateur.ices : n'oubliez pas d'inviter votre référent.e DDT(M)/DEAL et votre bureau d'études ! Docurba vous pré-sélectionne directement celles/ceux qui ont déjà un compte validé sur Docurba



Vous pourrez ensuite retrouver votre procédure sur votre tableau de bord à tout moment, puis alimenter la Feuille de Route de cette dernière au fil de l'eau (compte rendus de réunion, documents de travail, actes structurants,...) : alors lisez la suite et notamment le paragraphe 3 sur la Feuille de Route ! 👀

Pour en savoir + : lisez[ cet article](https://docurba.crisp.help/fr/article/plusieurs-personnes-travaillent-sur-votre-procedure-invitez-les-7w4vd5/) !

5️⃣ Suivi de vos procédures :

Sur votre tableau de bord, vous retrouvez la liste de vos procédures dans la partie « Documents d'urbanisme » :



Chaque procédure a sa propre Feuille de Route (en bas à droite de chaque procédure comme indiquée sur l'image).

Soyez attentifs, suite à vos retours, un nouveau tableau de bord sera également disponible sur l'accès Territoires !

🔹 2.3 Vous êtes une DDT/DEAL, une collectivité territoriale ou un bureau d'études

Que vous soyez une DDT/DEAL ou une collectivité territoriale/bureau d’études, vous accédez depuis votre tableau de bord à vos procédures et à la Feuille de Route rattachée à chacune d'elles.

Pour vous accompagner, nous vous recommandons de lire cet article sur la Feuille de Route Type afin de savoir comment remplir cette dernière.

Quelques informations clés :

Principe général : tout au long de la procédure, la collectivité (et son bureau d'études le cas échéant) remplit la procédure à chaque étape de celle-ci. Les services de l'état peuvent vérifier et compléter si nécessaire. Ainsi, tout est centralisé au même endroit et chaque partie prenante a le même niveau d'information.

Anciennes procédures : vous pouvez aussi retrouver l’historique des procédures qui a été intégré sur Docurba grâce à un travail en collaboration directe avec Sudocuh ( 👉🏻 vous pouvez lire notre article à ce sujet dans la FAQ). Vous pouvez distinguer ces évènements passés grâce à la mention « Sudocuh » apposée (voir image ci-dessous). En tant que collectivité ou bureau d’études, vous ne pourrez pas modifier ces évènements, ce qui est parfaitement normal.

📋 3. Feuille de Route Partagée | Aller + loin

Chaque procédure d’urbanisme est donc suivie et matérialisée par cette Feuille de Route partagée.
La Feuille de Route Partagée est l’outil interne que vous allez utiliser dans votre équipe projet pour toute procédure d’urbanisme car :

- cet espace collaboratif vous permet d’échanger tout le long de la procédure avec toutes les parties prenantes et ainsi mieux collaborer ensemble (collectivités, services de l’état, bureau d’études le cas échéant)

- cet outil de suivi des procédures permet aux services de l’état d’avoir plus de visibilité sur le calendrier des collectivités qu’ils accompagnent (ainsi que les procédures passées)

- ce guide dynamique permet à la collectivité de rythmer la procédure en l’informant des étapes à suivre, ainsi que des échéances à respecter - en cours d’amélioration

🔹 3.1 Accéder à la Feuille de Route

Vous devez donc être connectés à votre compte Docurba.

Vous pouvez également accéder à la feuille de route sans être connecté.e, mais l’accès sera limité. L’accessibilité des informations de cette Feuille de Route dépendra de ce qui aura été paramétré (seuls les évènements publics qui ont été ajoutés seront visibles). Dans tous les cas, vous ne pourrez effectuer aucune modification.

🔹 3.2 Vue d'ensemble | Feuille de Route

Cette Feuille de Route vous permet au cours de la procédure :

de connaitre les actions à réaliser grâce aux événements suggérés
d’ajouter ces évènements au fil de l’eau
d’avoir une vision globale et chronologique de la procédure
de retrouver directement les notes et documents clefs ainsi centralisés

◾️Evénements suggérés

A tout moment, vous êtes informés des actions à réaliser et vous pouvez ajouter chaque événement à votre feuille de route.

Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe 🔹 3.3 Ajouter un événement.

◾️ Frise chronologique de la procédure

Vous avez une vision globale du calendrier de la procédure grâce à des repères temporels et une frise chronologique.

Exemple ci-dessous👇🏻 : cas d'une procédure passée, intégralement récupérée via Sudocuh.

◾️ Informations rattachées à l'événement

Des informations clés sont accessibles à tout moment pour chaque étape de la procédure, afin de garantir la transparence et la lisibilité de celle-ci.

Il n'y a aucune limite de poids ni aucune durée d'expiration des fichiers téléchargés. Tous les formats sont supportés.

🔹 3.3 Editer la procédure

1️⃣ Invitez les parties prenantes de la procédure à collaborer

Plusieurs personnes travaillent sur votre procédure et ont besoin de pouvoir éditer la procédure ? Invitez-les !
👉🏻 vous pouvez lire cet article pour en savoir +

Cliquez sur « Partager » puis retrouvez vos collaborateur.ices directement sur votre procédure (à droite de votre Feuille de Route).




Lors du partage, nous vous suggérons des collaborateur.ices lorsque ces derniers ont déjà un compte validé sur Docurba.

Des questions sur ce qu'éditer signifie ? RDV sur cet article 👈🏻

2️⃣ Laissez vous guider

Comme indiqué plus haut, l’outil va vous suggérer les étapes suivantes de votre procédure. Ainsi, de manière automatique, la feuille de route partagée vous propose les événements pertinents à effectuer tout au long de votre procédure et dès que vous avancez dans cette dernière.

Vous allez alors profiter d’informations clefs pour vous guider sur les échéances à respecter par exemple. - en cours d’amélioration
Exemple ci-dessous 👇🏻 de quelques étapes qui sont suggérées au fur et à mesure de l'avancement de votre procédure.

3️⃣ Puis mettez à jour votre procédure au fil de l'eau

a) Ajoutez un évènement à tout moment

◾️Type d’évènements :

La liste n’est pas exhaustive (liste ci-dessous 👇🏻).

◾️Date de l’évènement

Il s’agit de la date de l’acte et non la date à laquelle vous déposez cet acte.

◾️Visibilité de l’évènement

Vous pouvez choisir deux modes de visibilité :



Visibilité publique : Nous vous recommandons vivement de choisir ce mode dès que vous partagez des informations/fichiers qui peuvent être consultés par tout le monde. Ainsi, vous n'aurez qu'à partager l'URL de votre feuille de route et transmettre plus facilement ces éléments (les personnes intéressées pourront ainsi consulter ces éléments sans avoir besoin d'un compte validé sur Docurba réservé aux éditeurs de procédure).

Exemples : délibération de prescription, arrêté de la procédure, pièces à transmettre aux PPA/PPC,...etc

Visibilité privée : choisissez ce mode pour tous les éléments que vous voulez mettre à disposition uniquement des parties prenantes/collaborateur.ices (bureau d’études, collègues, DDT).
Exemples : compte rendu de réunion, étapes intermédiaires, etc

Vous pourrez modifier la visibilité de l'évènement à tout moment.

Une fois terminé, cliquez sur Créer

L’évènement est alors ajouté ! 🎉

b) Modifiez / Supprimez un événement

A tout moment, vous pouvez modifier ou supprimer un évènement.

Rappel : en tant que collectivité ou bureau d’études, vous ne pourrez pas modifier les évènements qui ont la mention « Sudocuh » ( ils sont issus de l’intégration des procédures passées effectuée en collaboration directe avec l'outil Sudocuh ).

Pour les autres, cliquez sur le petit crayon en haut à droite de l’évènement :



La page de l’évènement apparait alors (comme lors de la création de l’évènement) et vous pouvez :

- procéder directement à la modification des évènements nécessaires (type, date, description etc)
- puis cliquer sur modifier (en bas de la page)
- ou supprimer l’évènement en cliquant directement sur Supprimer (en bas de la page)





Pour toute question, rendez-vous ici 👈🏻

Mis à jour le : 09/10/2024